Allgemeine Geschäftsbedingungen – AGBs

Definitionen

Diese Teilnahmebedingungen gelten für jede Person, die sich als ordentliche/r Teilnehmer/in (Mitglied/Nicht-Mitglied / Assistenz-Ärzt:innen / Therapeut:innen/Pflegpersonal / Studierende) für den von der Wiener Medizinischen Akademie GmbH (nachfolgend “Kongressorganisation” genannt) organisierten OT Kongress 2023 in Wien, Österreich von 4.-6. Mai 2023 (nachfolgend “Tagung” genannt) angemeldet haben.

Alle Verweise auf ein Datum oder eine Frist, die in diesen Bedingungen und in anderen Veranstaltungsdokumenten erwähnt werden, beziehen sich auf die mitteleuropäische Zeitzone (MEZ).

Teilnahmegebühr

Die ermäßigten Teilnahmegebühren gelten nur, wenn sie vor Ablauf der entsprechenden Fristen auf das Tagungskonto überwiesen wurden. Wenn Sie sich registrieren, ohne eine tatsächliche Zahlung zu leisten, wird Ihr Rechnungsbetrag automatisch auf die jeweils zu dem Zeitpunkt geltende höhere Gebühr gesetzt.

Fristen sind wie folgt:

Early bird fee deadline

08.02.2023

Regular fee deadline

05.04.2023

COVID-19 Regulierungen

Um die Ausbreitung von Covid-19 zu vermeiden und einen sicheren Kongress zu ermöglichen, gelten für den Kongress Covid-19 Sicherheitsmaßnahmen, wie von der Österreichischen Behörde zum aktuellen Zeitpunkt ausgegeben. Darüber hinaus hat der Kongressorganisator das Recht noch striktere Maßnahmen geltend zu machen.

Für die Dauer der Tagung gelten die zum Zeitpunkt der Veranstaltung aktuellen gesetzlichen Bestimmungen. Vor der Tagung werden die entsprechenden Regelungen unverzüglich -gemäß den Erlässen der Regierung – auf der Homepage des Kongresses publiziert.

Mit Ihrer Anmeldung und Teilnahme am Kongress verpflichten Sie sich, die geltenden Bestimmungen einzuhalten.

Bitte beachten Sie, dass sich die Regulierungen und Maßnahmen auch kurzfristig ändern können. Alle Änderungen werden regelmäßig auf der Kongresswebsite aktualisiert und veröffentlicht. Bitte bedenken Sie, dass Reisebstimmung je nach Herkunftsland unterschiedlich sein können. Bitte informieren Sie sich selbst über etwaige Reiserestriktionen auf der offiziellen Websites der Botschaft oder des Konsulats in Ihrem Land.

Anmeldung zur Tagung

Nur vollständige Online-Registrierungen werden akzeptiert. Nach Eingang Ihrer Anmeldung erhalten Sie eine Rechnung, nach Eingang der vollständigen Zahlung eine Zahlungsbestätigung jeweils auf die angegebene Emailadresse. Wenn die vollständige Zahlung nicht vor der angegebenen Frist eingegangen ist, bleibt die Anmeldung gültig, jedoch wird die fällige Gebühr entsprechend der Zahlungsfrist (early/regular/onsite) erhöht.

Um sich als Student/in anmelden zu können, muss der Nachweis der Vollzeiteinschreibung an einer anerkannten Universität oder Hochschule oder einem entsprechenden Programm (z.B. Studierendenausweis, Bestätigung des/r Abteilungsleiter/in/s, etc.) entweder durch Hochladen des Studierendenausweises bei der Anmeldung oder durch Zusendung des Ausweises per Fax oder E-Mail unmittelbar nach Abschluss der Anmeldung oder spätestens bei der Anmeldung vor Ort erbracht werden.

Die Anmeldegebühr für beinhaltet den Eintritt zu allen Vorträgen, Symposien von Firmen, der Industrie- und Poster-Ausstellung, der Eröffnungssitzung und der Abschlusssitzung, sofern genügend Platz vorhanden ist. Bitte beachten Sie, dass das Sicherheitspersonal des Tagungszentrums sowie das Personal vor Ort für die Gewährung oder Verweigerung des Zugangs zu den Tagungsräumen im Falle einer Überfüllung entsprechend der Raumkapazitäten und der nationalen Gesetzgebung verantwortlich ist. Der Veranstalter kann nicht garantieren, dass in jeder Sitzung genügend Platz zur Verfügung steht.

Die Organisatoren der Tagung können nicht garantieren, dass eine Kongresstasche und andere Kongressmaterialien für verspätete Anmeldungen zur Verfügung stehen. Alle Tagungsunterlagen werden vor Ort verteilt.

Bei Erreichen der maximalen Teilnehmer/innenzahl behalten sich die Veranstalter das Recht vor, weitere Anmeldungen abzulehnen.

Die Teilnahmegebühr beinhaltet 20% Ust.

Anmelde-/Zahlungsbestätigung

Eine Anmelde- sowie Zahlungsbestätigung wird per E-Mail verschickt, nachdem die Online-Anmeldung, eine entsprechende Zahlung und alle notwendigen Unterlagen bei der Kongressorganisation eingegangen sind. Die Teilnehmer/innen können gebeten werden, diese Anmelde-/Zahlungsbestätigung bei der Registratur vor Ort als Nachweis ihrer Anmeldung und Zahlung vorzulegen.

Zahlungsmethoden

Die Zahlungen sollten im Voraus und nur in EUR, per Kreditkarte oder per Banküberweisung erfolgen.

Alle Bankgebühren und Überweisungskosten sind vom / von der Teilnehmer/in zu tragen. Ein allfälliger negativer Saldo wird vor Ort eingehoben. Geben Sie bei allen Überweisungen die Rechnung sowie die Registrierungsnummer und den vollständigen Namen des / der Teilnehmers/in an.

Namensänderung des / der Teilnehmers/in

Für jede Namensänderung einer bestehenden Kongressanmeldung wird eine Bearbeitungsgebühr von EUR 50,- erhoben. Bitte senden Sie kein neues Anmeldeformular für den / die Ersatzteilnehmer/inan die Kongressorganisation. Namensänderungen werden per E-Mail unter Angabe des alten und neuen Namens einschließlich der erforderlichen Kontaktdaten bis zum 24.04.2023 akzeptiert. Nach diesem Datum müssen alle Namensänderungen vor Ort durchgeführt und direkt bezahlt werden.

Stornobedingungen

Sofern Sie ein Verbraucher sind, haben Sie das Recht, innerhalb von 14 Tagen ohne Angabe von Gründen von dieser Online-Anmeldebestellung zurückzutreten. Das Widerrufsrecht ist ausgeschlossen, wenn der Teilnehmer vor Ablauf der 14-tägigen Widerrufsfrist bereits am Kongress anwesend ist.

Die Stornierung (z.B. bei Krankheit, fehlender Finanzierung oder anderen persönlichen Gründen) muss schriftlich per E-Mail oder Fax an die Kongressorganisation erfolgen. Die Mitteilung muss alle relevanten Informationen über das Bankkonto enthalten, auf das eine eventuelle Rückerstattung überwiesen werden kann. Die Stornierung wird erst wirksam, wenn eine schriftliche Bestätigung der Kongressorganisation vorliegt.

Teilnahmegebühren werden wie folgt refundiert:

Schriftliche Stornierung erhalten am:

vor 08.02.2023: 75% Rückerstattung

zwischen 08.02.2023 und 05.04.2023: 50% Rückerstattung

nach 05.04.2023: keine Rückerstattung

Das Datum des E-Mail-Empfangs oder der Fax-ID ist die Grundlage für die Prüfung von Rückerstattungen. Bitte geben Sie bei Ihrer schriftlichen Stornierung Ihre Bankverbindung an. Die Rückerstattung erfolgt nach der Tagung.

Im Falle einer Überzahlung oder Doppelzahlung müssen Rückerstattungsanträge schriftlich gestellt und per E-Mail an die Kongressorganisation geschickt werden.

Es werden keine Rückerstattungen bei Nicht-Teilnahme oder vorzeitiger Beendigung der Teilnahme, bei Absage von Referent/innen, Platzmangel im Tagungsraum oder sonstigen Vorkommnissen während des Kongresses, die außerhalb des Einflussbereichs der Tagungsorganisator/innen liegen, gewährt.

Mit der Anmeldung zur Tagung erklären sich die Teilnehmer/innen damit einverstanden, dass vom Organisationskomitee und von der Kongressorganisation keine Haftung übernommen wird. Die Teilnehmer/innen werden gebeten, eine eigene Kranken- und Reiseversicherung abzuschließen. Die Teilnahmegebühr beinhaltet keine Versicherung.

Stornierungen nach der Deadline (05.04.2023) können keinesfalls refundiert werden.

Absage der Tagung

Für den Fall, dass die Tagung aufgrund von Ereignissen, die außerhalb des Einflussbereichs des Veranstalters liegen (höhere Gewalt), einschließlich, aber nicht beschränkt auf Pandemie- oder Epidemiesituationen, oder aufgrund anderer Ereignissen, die nicht auf Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit des Veranstalters zurückzuführen sind, nicht durchgeführt werden kann oder verschoben wird, kann der Veranstalter von den Teilnehmer/innen nicht für entstandene Schäden, Kosten oder Verluste, wie z.B. Transportkosten, Übernachtungskosten, Kosten für entgangene Aufträge, Vermögensschäden etc. haftbar gemacht werden.

Unter diesen Umständen behält sich der Veranstalter das Recht vor, entweder die gesamte Anmeldegebühr einzubehalten und für eine zukünftige Tagung anzurechnen oder den / die Teilnehmer/in nach Abzug der für die Organisation der Tagung bereits angefallenen Kosten, die nicht von Dritten eingezogen werden konnten, zu entschädigen.

Änderung des Programmes

Die Organisator/innen der Tagung behalten sich das Recht vor, das Programm zu ändern. Bei Absage von Sprecher/innen, Platzmangel im Tagungsraum oder sonstigen Vorkommnissen während der Tagung, die außerhalb des Einflussbereichs des Veranstalters liegen, können keine Rückerstattungen gewährt werden. Die Teilnehmer/innen werden über jegliche Änderungen, Verschiebungen oder Absagen informiert. Sollte das Tagungsformat / das Meeting Format zu einem rein virtuellen Meeting geändert werden, so können alle Leistungen und Inhalte von den Teilnehmer/innen elektronisch in Anspruch genommen werden, wodurch ein gleichwertiger Ersatz für die vor Ort angebotenen Leistungen und Inhalte gewährt wird.

Funktionalität der virtuellen Plattform

Die Subunternehmer des Kongressveranstalters sorgen für eine hohe Verfügbarkeit ihres Netzes, können jedoch keine Gewähr für einen unterbrechungs- und störungsfreien Betrieb ihres Netzes übernehmen.

Es können keine Zusicherungen oder Garantien über die Verfügbarkeit, die Qualität, den Betrieb oder die Unterstützungsleistungen für den Datenverkehr, auf den Netzen oder Leitungen des Internet-Providers des Teilnehmers gegeben werden.

Der Kongressveranstalter haftet nicht, wenn die Erbringung der Leistungen infolge höherer Gewalt unterbrochen, teilweise eingeschränkt oder unmöglich ist. Als höhere Gewalt gelten z.B. Naturereignisse von erheblicher Intensität (Lawinen, Überschwemmungen etc.), Konflikte, Terrorismus, Streiks, unerwartete behördliche Einschränkungen, Stromausfälle, Computerviren, Würmer, Trojanische Pferde etc.

Verlust des Namensschildes

Das Namensschild der Tagung muss während der gesamten Tagung getragen werden. Der Zutritt zum Tagungsort ist ohne das von der Kongressorganisation ausgestellte Namensschild nicht möglich. Verliert, verlegt oder vergisst ein/e Teilnehmer/in das Namensschild, wird eine Bearbeitungsgebühr von EUR 50,- für ein neues Namensschild erhoben. Bei Ausgabe eines neuen Namensschildes wird das verlorene Schild ungültig.

Einladungsschreiben

Einzelpersonen, die ein offizielles Einladungsschreiben von den Organisator/innen der Tagung benötigen, können dieses über das Online-Anmeldeformular oder über die Kongressorganisation anfordern. Um ein Einladungsschreiben zu erhalten, müssen sich die Teilnehmer/innen zunächst zur Tagung anmelden und die erforderlichen Daten, wie auf dem Online-Formular angegeben, einreichen.

Das Einladungsschreiben verpflichtet die Organisator/innen der Tagung in keiner Weise finanziell. Alle Kosten, die im Zusammenhang mit der Tagung, der Anmeldung und der Teilnahme entstehen, gehen zu Lasten des/der Teilnehmer/s/in.

Visa Bestimmungen

Es liegt in der alleinigen Verantwortung des/der Teilnehmer/s/in, sich um seine/ihre Visumspflicht zu kümmern. Teilnehmer/innen, die ein Einreisevisum benötigen, müssen genügend Zeit für das Antragsverfahren einplanen. Die Teilnehmer/innen sollten sich an die nächstgelegene jeweilige Botschaft oder das nächstgelegene Konsulat wenden, um den richtigen Zeitpunkt für ihre Visumanträge zu bestimmen.

Hinweis: Die entsprechenden Botschaften und Generalkonsulate sind unabhängige Entscheidungsstellen für Visa, dennoch werden manchmal spezifische Gegenkontrollen mit anderen EU-Ländern durchgeführt. Gegen die Ablehnung eines Visumsantrags können Sie keinen Rechtsbehelf einlegen, ebenso wenig kann die Kongressorganisation bzw. der Veranstalter im Falle einer Ablehnung in Ihrem Namen eingreifen oder das Verfahren beschleunigen.

Die Daten der Anmeldung werden mit den Einwanderungsbehörden des Landes geteilt, um den Einwanderungsprozess zu unterstützen. Die Organisator/innen der Tagung und/oder die Kongressorganisation werden sich jedoch nicht direkt mit den Botschaften in Verbindung setzen.

Die Teilnahmegebühr abzüglich einer Bearbeitungsgebühr von EUR 25,- wird nach der Tagung zurückerstattet, wenn das Visum rechtzeitig beantragt wurde und der Nachweis erbracht wird, dass ein Visum nicht erteilt werden konnte, obwohl alle erforderlichen Unterlagen eingereicht wurden. Rückerstattungsanträge müssen schriftlich gestellt und spätestens bis zum letzten Kongresstag per E-Mail an die Kongressorganisation geschickt werden.

Reise-Krankenversicherung

Als Teil eines Visumsantrags müssen Einzelpersonen eine Reisekrankenversicherung für die Dauer ihres Aufenthalts in der EU haben. Diese Versicherung kann bei jedem zugelassenen Versicherer abgeschlossen werden. Einzelpersonen müssen sich bei der zuständigen Botschaft/Konsulat nach einer Liste der in ihrem Land zugelassenen Versicherer erkundigen.

Einzelpersonen müssen für ihren gesamten Aufenthalt in der EU versichert sein und werden daher ermutigt, die richtige Anzahl von Tagen sicherzustellen und zu bezahlen. Das Visum wird nur für die Daten erteilt, die von der Versicherungspolice abgedeckt sind und sich auf die Reisedaten beziehen müssen.

Fotografien und Video-Streaming

Der Veranstalter darf die während der Tagung aufgenommenen Bilder und Videos ohne weitere Zustimmung der Teilnehmer/innen für Berichte über die Tagung und/oder in zukünftigen Marketingmaterialien verwenden und freigeben. Mit der Anmeldung zu dieser Tagung erklären sich die Teilnehmer/innen damit einverstanden, dass während der Tagung aufgenommene Fotos oder Ton- oder Videoaufzeichnungen, die erkennbare Bilder oder Stimmen der Teilnehmer/innen enthalten könnten, auf der Website der Tagung veröffentlicht werden. Alle Aufnahmen werden sensibel und diskret behandelt. Namen werden nicht veröffentlicht. Die Tagung findet in einem öffentlichen Raum statt, daher verbieten wir Teilnehmer/innen, Ausstellern, Sponsoren oder Nachrichtenorganisationen nicht, einige Kongressaktivitäten zu fotografieren, zu filmen oder aufzunehmen. Der Veranstalter behält sich das Recht vor, die während der Tagung aufgenommenen Bilder von Ihnen auf Social Media und/oder in zukünftigen Marketingmaterialien zu verwenden. Der Veranstalter ist NICHT verantwortlich für die Verwendung von Ihren Bildern durch den/die einzelne/n Teilnehmer/in.

Datenschutz und Weitergabe von Kontakten

Persönliche Daten

Der Schutz Ihrer Daten und die Wahrung Ihres Rechts bei der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten sind uns wichtig. Für alle relevanten Informationen bzgl. Datenschutz und Weitergabe von Kontakten an Dritte siehe „Allgemeine Datenschutzbestimmungen“ (bitte Link einfügen)

Die Wiener Medizinische Akademie GmbH speichert generell keine Kreditkartendaten.

Um die Einreise und die Beantragung von Visa zu erleichtern, teilt der Veranstalter die Kontaktdaten der betroffenen Delegierten nur auf Anfrage der Behörden mit.

Weitere Verwendung Ihrer Daten:

Newsletters
Ihrem Einverständnis vorausgesetzt, warden Sie vom Veranstalter mit regelmäßigen Newsletern im Vorfeld und während der Tagung (z.B. Daily News, Informationen über die App), mit Einladungen zu Kongressumfragen nach der Tagung sowie Ankündigungen zukünftiger Tagungen kontaktieren.

Sie können die Mailings jederzeit wieder abbestellen. Die offizielle Korrespondenz des Konferenzsekretariats bleibt davon unberührt.

E-Mails im Auftrag Dritter

Ihrem Einverständnis vorausgesetzt, führt der Veranstalter im Auftrag Dritter periodisch E-Mailings an die Delegierten bezüglich der Aktivitäten auf der Konferenz oder anderer Mitteilungen durch, die für Fachleute in diesem Bereich von Interesse sein können (z. B. Informationen über Firmensatelliten). Die E-Mail-Kontaktdaten der Delegierten werden in diesem Zusammenhang nicht an Dritte weitergegeben.

Sie können diese E-Mailings jederzeit abbestellen, die offizielle Korrespondenz des Konferenzsekretariats bleibt davon unberührt.

Haftung

Die Veranstalter haften im Rahmen einer Sorgfaltspflicht als seriöser Unternehmer nach den gesetzlichen Bestimmungen. Die Haftung des Veranstalters – gleich aus welchem Rechtsgrund – ist auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt. Die Haftung der beauftragten Dienstleister bleibt hiervon unberührt. Die Teilnahme an der Tagung erfolgt auf eigene Gefahr. Mündliche Vereinbarungen sind unverbindlich, wenn sie nicht durch den Veranstalter oder die Kongressorganisation schriftlich bestätigt wurden.

Erfüllung und Gerichtsstand

Die Bedingungen dieses Vertrages werden in Wien, Österreich erfüllt. Im Falle von Rechtsansprüchen beider Parteien wird Wien, Österreich als ausschließlicher Gerichtsstand vereinbart.

Allgemeine Geschäftsbedingungen per 02.05.2022